경영조직화의 과정과 원칙
1)조직화의 중요성과 단계
(1)조직화의 중요성
경영자는 어떠한 규모나 유형의 조직에서도 효과적인 조직화를 통하여 경영성과를 높여야 한다. 왜 조직화를 해야 되는가, 경영자는 조직화를 훌륭하게 함으로써 다음과 같은 효과를 얻을 수 있기 때문이다.
①업무의 흐름을 명확히 한다.
②개인별 직무에 대한 지침을 제공한다.
③각 직무를 성공적으로 수행하기 위한 행동체계를 마련하여 계획수립과 통제에 도움이 된다.
④의사소통과 의사결정을 위한 경로를 수립한다.
⑤직무의 중복과 과업에 대한 갈등을 제거해 준다.
⑥각 구성원의 활동을 조직목표에 연결시킴으로써 직무수행성과를 증대시킨다.
(2)조직화의 단계
경영자는 조직화 과정에서 하여야 하는 의사결정은 다음과 같은 5단계를 거친다.
①제1단계 : 전체 업무의 명확화
조직의 목표를 효과적으로 하기 위해서는 우선 수행되어야 할 전체 업무(work)를 명확히 파악해야 한다.
②제2단계 : 직무의 분할
조직전체의 업무를 개인이나 집단에 의해 적절히 수행할 수 있도록 논리적으로 분할한다.
③제3단계 : 직무의 집단화 - 부문화
구성원들을 그들이 맡은 업무의 성격에 따라 유사하거나 관계가 깊은 사람들은 집단화하여 관리해야 한다. 이를 부문화(departmentalization)라고 부른다.
④제4단계 : 조정
구성원들의 일들이 통일되고 조화된 전체로 조정되기 위한 메커니즘을 설정한다. 따라서 조직전체의 목표를 효과적으로 달성하기 위해 조직내의 독립적인 부문들에 의해 조정 (coordination)이 필요하다.
⑤제5단계 : 수정
조직의 효율을 감시하고, 유지하거나 증진을 위해 피드백과정인 수정단계가 있어야 한다. 조직화는 지속적인 과정이기 때문에 앞의 4단계에 대해 정기적인 평가가 필요하다.
조직이 성장하고 상황의 변화에 적응하기 이해서는 그때마다 유효성과 능률성이 유지
되도록 조직구조도 변경되어야 할 것이다.
2)조직화의 단계
경영자는 조직의 구성원들이 맡은 직무를 능률적으로 협동하여 수행함으로써 기업의목표를 효과적으로 달성하도록 일정한 원칙에 의하여 조직화를 하여야 한다. 조직화의 원칙은 조직의 편성과 조직의 발전에 있어 지켜야 할 원리이다. 그러나 이러한 조직화의 원칙은 조직의 규모나 환경에 따라서 변화될 수 있다.
가장 널리 알려진 조직관리의 일반적 원칙을 제시하면 다음과 같다.
(1)전문화의 원칙(principle of specialization)
이는 조직구성원에게 가능한 한 가지의 특정업무를 전문적으로 수행하도록 일을 분담시켜야 한다는 원칙이다. 전문화의 원칙을 “분업의 원칙”이라고도 하는데, 분업과 동시에 전문화가 달성되므로 양자는 동의어로 사용될 수 있다.
일반적으로 업무의 전문화를 수행함으로써 성과가 단기간에 증대될 수 있다. 그러나 장기적인 관점에서는 각 구성원들의 자기실현의 기회를 저지하고 잠재력을 개발할 기회를 박탈한다는 점에서 문제가 있다.
(2)권한과 책임의 원칙(principle of authority responsibility)
조직에서 각 구성원의 직무분담에 관한 책임과 권한의 상호관계를 명확히 하여야 한다는 원칙이다. 이는 조직구성원에게 직위에 따른 직무가 할당되면 그 직무를 수행할 수 있는 권한이 주어져야 하고 권한 행사의 결과에 대한 책임도 함께 수반되어야 한다는 것이다.
그러므로 이 원칙은 “권한과 책임의 대응원칙” 또는 “직무 삼면등가의 원칙(권한․책임․의무)”이라고도 불리운다.
(3)권한위양의 원칙(principle to delegation of authority)
권한을 가지고 있는 상위자가 하위자에게 직무수행에 관한 일정한 권한까지도 위양하는 것을 말한다.
이러한 원칙은 조직의 규모가 확대되고 복잡하게 되어 상위자에게 권한이 집중되는 경우에, 상위자는 일상적이고 세부적인 업무에 대한 권한의 일부를 하위자에게 위양함으로써 보다 중요한 업무에 전념할 수 있게 된다. 이를 “예외의 원칙(principle of exception)"이라 한다. 따라서 하위자는 위양받은 범위 내에서 자유롭게 권한을 행사하여 창의적으로 업무를 수행할 수 있어 사기진작을 도모할 수 있다.
(4)감독한계의 원칙(principle to span of control)
능률적인 감독을 하기 위해서는 한 사람이 지휘․감독할 수 있는 부하의 수를 적정하게 제한해야 한다는 원칙이다. 감독의 범위가 너무 광범위한 경우에는 의사소통 및 감독과 조정이 곤란해져서 조직능률이 저하되고, 반면에 감독의 범위가 너무 적을 때는 지나친 감독으로 인하여 하위자의 창의와 자주성의 발휘가 방해된다.
적정한 감독의 범위에 대해서는 일정한 기준이 있는 것이 아니며, 그것은 관리자의 개인적 능력차이, 직무내용, 하위자의 능력, 의사소통의 난이도 등 조직의 여건에 따라 결정되어야 하겠지만 일반적으로 상위직위에서는 4～8명, 하위직위에 있어서는 8～15명이 적당하다.
(5)명령일원화의 원칙(principle of unity of command)
이 원칙은 각 구성원에게 분담된 업무가 조직의 공통목표에 결부되고 또한 조직질서를 유지하기 위하여, 한 사람의 하위자는 1인의 직속상위부터 명령 지시를 받아야 한다는 원칙이다. 만약 명령계통이 일원화되지 못하여 이중적인 체계가 형성된다면 명령에 복선이 생겨서 조직의 질서가 혼란해지고, 나아가서는 각 구성원의 책임이 모호해지게 되어 조직능률이 저하되기 마련이다.
그러나 이 명령일원화의 원칙만을 고수할 경우에 부하의 통솔이 전문적인 지식과 기능의 분화로 말미암아 불가능하게 될 수도 있으므로 스태프의 적절한 활용을 위해 라인과 스태프조직의 도입이 필요로 되는 바, 이 경우 스태프에게는 기능적지시, 통제의 권한이 허용된다.
(6)직무화의 원칙 (principle to functionalization)
이는 전문화의 원칙에 따라서 부문화(departmentation)를 할 경우에 업무의 종류와 성질에 따라 업무를 분류하는 것을 말한다. 종래의 인간 본위의 조직형성을 탈피하여 직능중심의 조직을 형성할 수 있도록 직무를 분석하여 직무에 맞게 사람을 충원(staffing)을 해야 한다는 데 이 직무화 원칙의 취지가 있다.
그러므로 직무에 따라 적합한 사람이 선발․배치되면 조직은 보다 효율적으로 성과를 달성할 수 있을 것이다. 그리고 이와 같은 원칙에 의해서 관리조직을 형성해 나가는 제도가 직계제도(job classification system)이다.
(7) 조정의 원칙(principle of coordination)
조직의 각 구성원이 분담하는 업무가 기업 전체적인 관점에서 가장 효과적으로 수행될 수 있도록 상호 통합되어야 한다는 원칙이다. 현대경영은 조직의 능률을 향상시키기 위하여 전문화의 원칙과 부문화를 추구하고 있다. 이로 인하여 부문간에 상이한 목표로 인하여 발생할 수 있는 마찰을 최소화하고 협동적인 인간관계를 통해 조직운영에 효율성을 제고하기 위해서는 조정의 원칙이 불가피하다.
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