비공식 조직(非公式組織, Informal Organization)은 조직 구성원 간의 상호작용을 통해 자연적으로 발생하는 조직이다. 비공식 조직 또는 집단(informal groups)이라고도 하며, 호손실험(Hawthorne experiments) 연구자들에 의해 처음 그 존재가 확인되었다. 비공식 조직은 사람 간의 만남과 교제로 이루어진 사회적 집단으로, 비공식 조직은 조직 내에서 취미를 공유하거나, 혈연관계, 출신지역이나 학교, 국적, 거주지의 지리적 근접성 등의 요인에 의해 생각을 공유하는 구성원 간에 비공식적 네트워크(informal networks)를 발전시키면서 자연 발생한다. Argyris는 특수 또는 전문직업적 능력, 기술, 출신학교, 지지 정당, 국적, 종교 등을 비공식 조직 발생 요인으로 들었다. 분명한 것은 비공식 조직은 서로 비슷한 취향, 생각을 가진 구성원들이 자신의 아이디어, 의견, 가치, 취미 등을 공유, 교환하면서, 또 서로 간의 고충을 털어놓고 도움을 받는 등 친교 하면서 정서적 관계 집단으로 발전하게 된다는 점이다. 즉, 우호적 관계(friendship ties), 서로 좋아함(interpersonal liking)에 기초한 집단이다. 정해진 형태가 없는 부정형(indefinite)을 특징으로 하고 공식적 구조가 없이(structureless) 비가시적 형태로 존재하고 활동한다. 비공식 조직은 공식조직의 의도와 관계없이 생겨나지만 공식조직의 목표달성에 중요하고도 불가결한 존재이다. 그러나 비공식 조직은 공식적 구조가 없어 장기간 세밀한 관찰 없이는 외부 사람은 그 존재와 활동을 잘 알기 어렵다. 하지만 분명 외부 자극에 대한 나름대로의 판단을 발전시키고, 구성원 간에 행동규칙(informal rules of behavior)과 강제 메커니즘을 스스로 만들어, 소속 구성원들의 행동을 자체적, 실질적으로 통제한다. 비공식 조직은 이렇게 조직의 하부 사회적 단위로 생성되고 기능하지만, 조직의 공식구조 속에서 어떤 명시적 역할을 맡지는 않고, 다만 서로 간의 부단한 접촉을 통해 공통 관심사에 대한 태도나 의견을 발전시키고 공유하면서 영향력을 행사한다. 비공식 조직 또는 집단에 속하는 근로자들은 오히려 공식조직의 관리나 통제, 인센티브보다 이것에 보다 민감하게 반응한다. 또 환경의 변화에 따라 유기적, 자연발생적으로 진화, 발전한다. 비공식 조직의 영향력을 결정하는 것은 규모나 결속력이다. 결속력은 구성원들이 만나는 빈도나 접촉을 위한 지리적 거리 등에 의해 결정된다. 구성원들이 물리적으로 멀리 떨어져 있을 때, 사회적 결속력도 급속히 떨어지는 것으로 알려져 있다.
어느 공식조직에든 비공식 조직은 이미 존재하거나 활동한다. 일부 조직 구성원들이 모여 거의 무의식적으로 만들어내는 까닭이다. 공식조직에 비공식적 조직이 생겨나는 이유는 다음과 같다.
① 공식조직 속에서 구성원 개인은 다양한 목적, 욕구, 이해, 행동 등을 보인다.
② 직장 동료들과의 개인적 관계에 기인한 커뮤니케이션 채널이 필요하다.
③ 같은 관심, 취미, 출신의 동료들과의 모임에 대한 욕구가 있다.
④ 동료 간의 다양한 사정, 신분, 직무 요건, 업무 환경 등이 있다. 공식조직이 이것을 적절히 충족시킬 수 없을 때 비공식 조직에 의해 해결한다.
공식조직이 목표를 효과적으로 달성하기 위해서는 비공식 조직의 협력이 중요하다. 최선의 선택은 상호 긍정적 측면을 지원, 촉진하는 둘 간의 적절한 배합과 조화이다.
비공식 조직의 특징: 비공식 조직은 공식조직과 비교해, 조직의 생성과 해체 과정, 활동 방식 등에서 다르다. 다음은 비공식 조직의 특징이다.
① 끊임없이 생성, 발전, 진화한다.
② 공식적 조직의 내부에서 활동하는 기본적 단위들이다.
③ 역동적(dynamic)이고, 외부 자극에 민감하다.
④ 동기부여에 뛰어난 능력을 발휘한다.
⑤ 구성원들끼리는 서로의 생각, 인식을 잘 알고 있다.
⑥ 구성원들은 서로를 개인으로 대우한다.
⑦ 구성원 간의 관계는 수평적이고 불안정하다.
⑧ 신뢰와 상호이익 관계에 의해 결정된다.
⑨ 공식적 구조가 없다.
⑩ 커뮤니케이션 구조의 형태로 존재한다. 상황이 빠르게 변하거나 그것이 아직 충분히 이해되지 않는 상황에서 필수적이다.
⑫ 비공식 조직은 명확히 파악하고, 확실히 구별해 내기 어렵다.
⑬ 비공식적 조직 간의 관계는 모호하고, 구성원 간의 관계도 복잡하고 역동적이다.
긍정,부정적 측면: 비공식 조직은 긍정 및 부정적 측면을 동시에 갖는다. 전통적 조직이론에서 비공식 조직은 조직의 목표달성을 방해하는 요소로 간주되었으나, 인간관계론의 등장 이후 순기능에 대한 관심이 높아졌다. 먼저 다음은 긍정적 측면이다.
① 구성원들의 귀속적 욕구 충족을 통해 심리적 안정을 돕는다.
② 정보 획득의 커뮤니케이션 채널로 기능한다. 공식 조직을 통해 얻지 못하는 정보를 얻게 해 준다.
③ 고충과 불만 해소의 역할을 한다. 공식 조직의 규정, 절차의 엄격한 집행, 업무 및 인사 관련 불만과 갈등 속에서 발생하는 좌절과 사기저하를 미연에 방지하고, 조직의 역량 훼손, 해체를 막는 역할을 한다.
부정적 측면은 다음과 같다.
① 공식조직의 기능과 충돌할 때, 조직의 목표달성을 어렵게 한다.
② 조직 전체보다 집단의 이익을 앞세울 우려가 있다.
③ 조직 내 파벌을 조장하고 반목, 분규를 야기할 가능성이 있다.
④ 부정확한 정보를 유통시켜, 구성원들의 사기를 저해할 수 있다.
⑤ 정실주의 폐해가 있다.
공식조직과의 관계: 비공식 조직은 국가나 기업 등 모든 공식조직에 존재해 활동한다. 하지만 고전적 조직이론은 전통적으로 공식조직만 알았고, 비공식 조직의 존재를 오래 동안 인정하지 않았다. 그러나 미국에서 1930년대 메이요 (Elton Mayo)의 인간관계론은 그 중요성이나 역할에 대한 인식을 완전히 바뀌어 놓았다. 고전적 조직이론에서 비공식 조직은 잘못된 것이며, 통제의 대상이었고, 비공식 조직이 존재하지 않는 것을 이상적 상태로 알았다. 그러나 인간관계 관련 많은 연구들은 공식조직 내에 존재하는 비공식 구조(informal structure)를 확인하고, 비공식 조직의 존재와 역할, 공식 및 비공식 조직 각각의 한계와 단점 등을 밝혀냈다. 비공식 조직이 공식적 조직의 구조, 계획, 업무 집행 과정을 보완하고, 예기치 못한 상황에 대한 빠른 반응을 만들며, 경계를 넘어 문제해결을 촉진하는가 등의 긍정적 기능을 하는 것으로 알려지면서, 둘 간의 관계는 갈등이 아니라 조화와 협력으로 이해하려는 노력이 등장한다. 1970년대 조직 연구자나 실무자들은 비공식 조직이 어떻게 구성되는가, 공식 조직과의 차이가 무엇인가, 공식 조직의 목표달성을 방해하는 비공식 조직의 기능을 어떻게 통제할 것인가 등에 관심을 기울였다. 하지만 최근에는 공식 및 비공식 조직 간의 차이를 인정하고 이들 간의 균형적 관계와 긍정적 역할을 찾는데 관심이 기울여지고 있다. 공식조직의 빠른 성장을 위한 비공식 조직 역할의 중요성, 특히 비공식 학습조직(informal learning organization)과 이들의 아이디어 창출 지원 등이 관심이다.
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