통제
1.통제의 개념
통제(controlling)라는 용어는 여러 가지 의미로 사용되고 있는데, 이를 정리해보면 다음과 같은 다섯 가지 뜻으로 요약할 수 있다.
①점검 또는 확인하는 것
②규제하는 것.
③표준과 비교하는 것
④명령 또는 지시의 권한을 행사하는 것
⑤억제 또는 제한하는 것
그런데 관리과정에 있어서의 통제는 이 가운데서 하나를 가리키는 것이 아니라 모든 의미를 내포한다. 즉, 통제는 실제의 활동을 계획에 합치되도록 하는 직능으로서, 이를 위해서는 활동의 표준을 정하여 실제의 활동상태를 조사하고 측정하여야 한다. 그리고 이에 차질이 있게 되면 시정조치를 강구하며, 명령을 통하여 실제의 활동을 조절하거나 억제하여 표준에 접근시켜 나가야 한다.
통제라는 개념에 대해서는 많은 학자들이 여러 가지로 정의를 내리고 있는데, 쿤쯔(H. Koontz)와 오도넬(C. O'Donnell)에 의하면 통제란 어떠한 일의 성취도를 계획에 비추어 측정하고, 계획상의 목표달성을 보장할 수 있도록 계획으로부터의 차질을 시정하는 조치라고 정의하고 있다.
기업에서 관리직능으로서의 통제는 조직적으로 행하여진다는 데 그 특징이 있다. 카스트(F. E. Kast)등에 의하면 조직적 통제는 업적을 감시하고 목적과 수단과의 적합을 위하여 사용되는 피드백 정보를 제공하는 관리시스템의 기능을 한다. 즉 특정한 목적과 이를 달성하기 위한 계획이 수립되면 통제직능은 현상의 측정, 현상과 표준의 비교, 조직적 활동의 조정에 유용한 피드백의 전달이라는 내용을 포함하며, 조직적 활동을 올바른 방향으로 향하게 하여 동태적 균형의 달성을 용이하게 한다.
조직적 통제는 다양한 제활동을 개별적으로 통제함과 동시에, 이들을 전체적으로 정합성 있는 활동으로 통합화하기 위해서도 실천하지 않으면 안 된다. 그런데 개개 활동에 대한 통제의 측면은 그 활동의 성질에 따라서 상이하다 즉 목표의 달성도를 표시하는 효과성, 수익과 비용의 비율을 표시하는 능률성, 혹은 종업원의 사기를 나타내는 만족도 등과 같이 표준의 설정, 실적의 측정법은 다양하다. 그러나 시시각각으로 변화하는 현상을 피드백을 통하여 파악하고 전체활동에 있어서의 균형을 항상 유지하기 위해서는 적절한 대응을 할 수 있는 통제 시스템은 관리시스템의 일부를 구성하고 있다고 말할 수 있다.
2.통제의 필요성
기업조직에서 통제를 필요로 하는 많은 요인들이 있는데 이러한 요인들은 다음과 같다.
1)경영환경 변화
급변하는 현대사회에서 환경변화는 기업이 어떤 경영여건 하에서도 대처해야 할 불가피한 과제이다. 통제기능을 통하여 기업에 영향을 미치는 제반 환경변화를 미리 탐지함으로써 경영자는 환경변화에 의하여 발생하는 위협이나 기회에 보다 능동적으로 적응하고, 또한 창의적으로 도전할 수 있다. 따라서 환경변화에 보다 동태적으로 대응하기 위하여 통제활동이 필요하게 된다.
2)기업규모의 증대
오늘날 기업의 규모가 점차로 거대화되고 다양해짐에 따라 기업의 구조도 더욱 복잡하게 되었다. 이러한 복잡한 구조 내에서 발생하는 다양한 행동을 조정하고 통합하기 위해서는 적절한 통제가 필요하다. 따라서 기업규모의 증대에 따른 분권화의 필요성에 직면하게 되는데 이러한 분권화에 의해서 통제기능을 보다 단순화 및 효율화시킬 수 있다.
3)실수에 대한 예방보전
만약 종업원들이 결코 실수나 과오를 범하지 않는다면 경영자는 단순히 업적표준을 설정한 후 중요하고 갑작스러운 환경변화에 따른 긴급한 사항에만 주목하면 된다. 그러나 실수는 항상 존재하게 마련이다. 통제기능을 통하여 경영자는 실수나 과오가 아주 더 악화되기 이전에 이를 탐지하여 수정하여야 한다.
4)권한위양의 증대
효과적인 통제시스템을 통하여 경영자는 어떤 업무에 대한 권한을 위양할 수 있다. 통제시스템이 없다면 경영자는 위양된 업무의 진척 정도를 점검할 수 없다. 그리고 업무에 대해서 권한이 위양 되었다 하더라도 최종적인 책임을 지는 것은 경영자이다. 따라서 기업규모가 점차 커짐에 따라 권한 위양(delegation)이 증가하고 결국 효과적인 통제시스템을 통해서 종업원들을 감독하는 것이 보다 중요하게 되었다.
통제는 흔히 개인의 자유와 자율을 제한하는 것처럼 보이기 때문에 부정적으로 느껴져 왔다. 그러나 앞에서 언급했듯이 통제의 중요성은 점차로 증대하고 있다. 그러므로 종업원의 자율성과 경영자의 통제 필요성의 증대간의 잠재적 갈등을 조정하는 문제가 발생하게 된다.
과도한 통제는 기업뿐만 아니라 종업원 모두에게 나쁜 영향을 미칠 것이다. 그러나 효과적인 통제시스템이 존재하지 않으므로 경영자가 종업원들을 보다 직접적으로 감독해야 한다면 종업원들의 자율성은 훨씬 줄어들 것이다. 그러므로 경영자는 통제의 비용과 이익분석을 통하여 적절한 경영통제와 개인의 자율성 사이에 균형이 이루어질 수 있도록 합리적인 통제량을 정해야 한다. 또한 경영자는 변화하는 환경속에서 통제시스템을 효과적으로 운영하기 위하여 통제시스템을 지속적으로 검토하고 수정해야 한다.
3.통제의 기본요건
다음은 통제시스템이나 통제기술을 전개해 나가는 과정에서 최고 경영자(top manager)나 일선 감독자(supervisor)가 그들이 세운 목표와 절차의 실천에 대한 효과적인 통제를 수행하기 위하여 필요한 기본적 요건이다.
1)직무특성을 반영하는 통제
예를 들면, 제조담당 부사장을 위해서 필요한 통제시스템은 직장(foreman)의 직무를 위해서 필요한 통제시스템과는 그 성격과 내용이 달라야 한다는 것이다. 분명히 판매부의 통제는 재무부서나 구매부서의 통제와 그 성격이 다르다. 또한 중소기업에서의 통제와 대기업의 통제도 마찬가지로 상이하다. 예산, 손익분기점분석(BEP analysis), 표준시간 또는 비용, 그리고 각종의 재무비율 등과 같은 통제의 기술은 많은 기업의 경영실태를 전반적으로 분석하는 데 활용될 수 없는 경우가 많다. 따라서 경영자들은 그들의 계획과 집행을 도모하는 과정에서 이를 통제할 통제기술의 특성을 경영의 여건과 직무특성에 맞도록 전략화 시켜야 한다.
2)편차를 신속히 보고해 줄 수 있는 통제
가장 이상적인 통제는 편차가 발생하기 전에 미리 발생가능한 편차(possible deviations)를 찾아내는 것이다. 이를 위해서 필요한 것은 정보를 신속하게 제공할 수 있는 정보시스템의 구축이다.
3)미래 지향적인 통제
경영자는 다음 주 또는 다음 달에 어떤 일이 발생할 것인가를 미리 예측(forecast)함으로써, 문제가 발생하기 전에 올바른 시정조치를 사전에 강구할 수 있는 통제기술을 전개해야 한다. 이는 미래지향적(future oriented)인 경영자의 통찰력(insight abilities)에서 비롯될 수 있다.
4)예외를 체크할 수 있는 통제
통제의 핵심은 표준에서 이탈하는 편차를 찾아서 이를 시정하는 데에서 비롯되어야 하기 때문에, 통제의 과정에는 항상 예외(exception)가 되는 상황에 대한 정확한 식별이 있어야 한다.
5)목표지향적인 통제
통제는 항상 목표를 의식할 수 있어야 하며, 목표대비를 무시한 통제는 통제로서의 의의가 없다. 이는 통제가 목표실천을 위한 견제(checking)의 역할을 하기 때문이다. 뿐만 아니라 통제는 더욱 적극적으로 스스로의 목표를 가짐으로써 전제(premises)가 되는 목표를 수정하고 목표의 개선을 위한 오리엔테이션을 할 수 있는 특성을 갖출 수 있어야 한다.
6)탄력적인 통제
통제는 계획이 변경될 경우나 예측하지 못한 환경변화가 발생하였을 경우 와 현저한 실패가 예상될 경우를 대비하기 위해서 항상 유동성이 있어야 한다. 이를 위해서는 복잡한 여러 가지 가능상황(probable situation)에 대처할 대체계획(alternative plans)을 갖추고 있어야 한다. 사실 신축성 있는 통제는 신축성 있는 계획을 통해서 그 목표가 가장 잘 실현될 수 있다.
7)경제적인 통제
통제는 비용보다 효과가 크도록 이루어져야 한다. 이는 통제의 효과보다 비용이 클 때 통제가 주는 이익이 없기 때문이다. 따라서 중소규모의 기업에서는 많은 비용을 소요하는
대기업의 통제방법을 사용할 수 없다. 이를 위하여 통제기법에 원가-효익(cost-effective)분석이 선행되어야 한다.
8)이해 가능한 통제
수학적 공식이나 복잡한 손익분기도표, 그리고 통계처리에 의해서만 가능한 통제방법이 모든 경영자에게 유익한 것은 아니다. 왜냐하면 이들 복잡한 통제기술을 모든 경영자가 이해하지 못할 경우도 있기 때문이다.
9)정확한 시정조치가 가능한 통제
적절한 통제시스템이 유지될 수 있기 위해서는 실패의 발생요인이 어디에 있으며, 이와같은 실패의 책임은 누가 져야하며, 이들 실패요인을 시정하기 위해서 어떠한 조치를 강구해야할 것인가가 명백히 구분될 수 있어야 한다.
4.통제의 유형
경영자가 조직활동을 위하여 이용할 수 있는 경영통제의 유형은 통제의 시점(timing of control)을 중심으로 하여 사전통제, 그리고 사후 통제로 구분하고 있다.
1)사전통제(feeforward control)
예방통제(prevention control)라고도 하는데, 실제로 경영활동이 이루어지기 전에 실행되는 통제로서 투입요소와 산출결과를 사전에 예방하고 높은 질의 투입을 보장하여 최대의 성과목표를 달성하는데 둔다. 따라서 미래지향적인 통제유형으로서 PERT기법과 같은 네트워크 계획기법이 이에 해당된다.
2)동시통제(concurrent control)
사전점검이 끝난 후 구체적으로 직무가 수행되는 동안에 이루어지는 진행 통제(steering control)를 말한다. 진행통제의 특징은 최종결과가 나타나기 전에 계획대로 진행되는가를 확인하고, 수정조치가 동시에 이루어지는 통제시스템을 말한다. 컴퓨터를 통해서 대내․외의 정보를 크게 활용하려는 경향은 그 어느 유형보다 더 중요하며 가장 널리 사용되고 있다.
3)사후통제(post-action control)
산출물통제(output control) 또는 피드백통제(feedback control)라고도 하는데, 목표성과를 통제하기 위한 모든 활동이 완료된 후 최종적인 산출물에 초점을 둔 유형이다.
관리적 차원에서 사후통제는 다음 3가지 의 역할을 수행한다.
①조직활동의 전체적인 효율성을 평가하는데 필요한 정보를 제공하고
②종업원의 평가기준 및 이에 대한 보상기준으로 사용되며
③투입과 산출과정에 대한 경영자 활동을 조정할 필요가 있다는 점을 알려준다.
5.통제의 과정
어떤 종류의 통제 활동이든지 기본적으로는 ①표준의 설정 ②실적(성과)의 측정 ③편차의 수정이라는 세 가지 과정으로 이루어진다.
(1) 표준의 설정
계획은 통제가 이루어지는 기준이 되는 것이므로, 논리적으로 볼 때 통제과정의 첫 번째 단계는 계획을 설정하는 것이다. 그러한 계획은 내용과 복잡성에 있어서 매우 다양하고 또 경영자들은 모든 것을 항상 관찰 할 수 없으므로 , 특정한 표준을 설정하게 된다. 표준(standards)이란 성과를 측정하기 위해 설정해 놓은 기준(criteria)을 말한다. 즉, 그것은 경영자에게 계획이 이상 없이 수행되고 있는가의 여부를 알려주기 위하여 그것과 대비하여 성과를 측정하도록 하는 표준이 되는 것이다.
우리가 통제를 위해 설정할 수 있는 표준으로는 다음과 같은 것을 생각할 수 있다.
①물리적 표준(physical standards)
재화나 용역을 생산하는 작업차원에서 계측되는 각종 표준이다. 이를테면 단위당 작업시간, 동시간당 기계의 생산량, 마력당 연료소모량, 비행기의 고도율 따위가 바로 그것이다.
②원가표준(cost standards)
생산에 소요되는 각종 요소비용을 원가절차에서 측정키 위한 표준이다.
인건비, 원재료비, 단위당 생산의 직접 원가와 간접원가 등이 그것이다.
③ 자본적 표준(capital standards)
기업에 투입된 자본의 각종 비중이다. 투하자본비율, 투하자본이익률, 부채비율, 재고회전율 등이 그것이다.
④ 수익표준(revenue standards)
매출에 화폐적 단위를 적용한 것으로서 석탄 1톤당 수익, 고객 1인당 매출액 등이 그것이다.
⑤프로그램 표준(prografm standards)
각종 계획 및 프로그램을 수치로 나타낸 표준이며, 신제품 개발 계획, 시장개척 프로그램
종업원의 자질향상 계획 등의 표준이 이에 속한다.
⑥무형적 표준(intangible standards)
물리적 또는 화폐적 측정치로 표현될 수 없는 일체의 내용을 포괄하고 있는 표준이다.
종업원의 사기 , 충성도, 애사심 등에 관한 표준 등이 그것이다.
(2) 실적(성과)의 측정 = 측정 표준( measurement standards)
실제적인 경영활동이나 경영성과가 설정된 표준에 도달해 있는지 여부를 신속, 정확하게 측정하는 과정으로, 이는 계획의 차질로 발생하는 성과상의 편차를 신속하게 파악, 수정함으로써 장기적인 경영계획의 필수조건으로 활용하자는 데 그 목적이 있다.
(3) 편차의 수정(correction of deviations)
업무집행의 결과는 각종 목표기준에서 편차를 발생시킬 수가 있다. 이러한 목표이탈(devitation of objectives)의 주원인으로서는 계획의 과도적 의욕, 관리적 조정기능의 미흡,
직부담당자의 능력부족, 정세와 환경의 예기치 않았던 변화 등을 들 수 있다.
바로 이러한 원인을 제거하는 방법이 곧 편차의 조정이며 그 방법으로는 다음과 같은 것을 들 수 있다.
① 종업원의 감독. 훈련 및 선발단계의 재검
② 관리적인 기능의 유기적인 조정
③ 리더쉽과 동기부여의 수정
④ 실현 가능한 목표설정 자세의 수립
⑤ 내외적 조건 및 환경의 적응 또는 그 조정
6.통제의 원칙
통제의 원칙은 크게 통제의 목적과 성격, 통제구조, 통제과정 등 세 가지 측면에서 살펴볼 수 있다.
(1) 통제 목적과 성격에 관한 원칙
이 원칙은 통제 목적을 효율적으로 달성하거나 책임의 소재를 명확히 하기 위한 원칙으로서, 다음과 같이 세분된다.
① 목적확실성의 원칙(principle of assurance objective)
조직의 목적을 달성하기 위하여 설정된 계획으로부터 실제적 내지 잠재적 편차를
조속히 발견하여 효과적인 조정활동을 취함으로써 목적 달성이 보장되도록 하려는
원칙을 말한다.
② 통제 능률의 원칙(principle of control efficiency)
통제는 최소의 비용으로 편차나 차질의 원인을 탐지하여야 하는데 이를 위해서는 적절한
통제기법이나 접근방법이적용되어야 하며 통제 활동을 능률적으로 수행해야 한다는
원칙이다.
③ 통제책임의 원칙(principle of control responsibility)
통제 책임은 원칙적으로 계획과 집행을 담당하는 경영자가 져야한다는 원칙이다. 즉
권한의 위양과 과업의 배분에 따라 경영자는 특정 업무에 대해 책임을 져야 하므로
이에 대한 통제의 책임도 마땅히 그가 져야 한다는 원칙이다.
④ 직적 통제 의 원칙(principle of direct control)
편차가 발생한 연후에 이를 수정하려 하는 간접적인 방법 대신에, 발생 가능한 편차를
미연에 방지하기 위한 직접적인 통제방법이 활용되어야 한다는 원칙.
2) 조직의 구조(통제구조)에 관한 원칙
계획이나 조직구조에 관련된 원칙으로서 이 원칙은 다음과 같이 세분된다.
① 계획반영의 원칙(principle of reflection of plan)
통제란 어디까지나 계획이 달성되기 위해 필요한 활동이므로 그 수법은 반드시 계획을
반영하는 것이어야 한다는 원칙이다.
이를테면 예산집행통제는 예산집행 계획에 따라 수행되어야 한다는 것이다.
② 조직적합성의 원칙((principle of organizational suitability)
통제는 조직구조내의 활동책임을 명확히 반영할 수 있도록 계획하고 추진되어야 한다. 즉, 모든 통제수단은 경영자가 가지는 권한의 영역, 즉 경영조직의 구조에 대응하도록 마련되어야 한다는 원칙이다.
③ 개별성의 원칙(principle of individuality)
통제가 효과적으로 이루어지면 비록 동일 방향의 통제라 하더라도 경영자가 개별적인
직위, 책임, 의무, 능력 및 욕구 등을 충분히 반영하는 것이어야 한다는 원칙이다.
이 원칙에 따르면 경영자의 관리계층이나 직능에 따라 정보에 대한 요구도와 정보 제공
수단도 제각기 달라져야 하는 것이다.
3) 통제 과정에 관한 원칙
이 원칙은 특히 실적을 올리는 것과 관련된 원칙으로 아래와 같이 세분된다.
① 표준의 원칙(principle of standard)
이는 효율적 통제가 이루어지려면 객관적이며 정확하고 적절한 표준이 마련되어야
한다는 원칙이다.
② 중요 항목 통제의 원칙(principle of critical point control)
계획에 대한 실적을 평가함에 있어서는 중요한 사항에 대해서만 주의를 기울여야 한다
는 원칙이다. 즉 계획과 실적과의 중요한 편차요인에만 주의를 기울여야 된다는 원칙
이다.
③ 예외의 원칙(principle of exception)
예외적인 사항 , 즉 유난히 좋거나 유난히 나쁜 점과 같은 편차에 대해 서
특히 주의를 기울여야 한다는 원칙이다.
④ 탄력적 통제의 원칙(principle of flexible control)
통제의 실효를 거두기 위해 탄력성 있는 통제가 이루어져야 한다는 원칙이다.
즉, 계획 집행상 예상하지 않았던 변화나 예기치 않았던 결과가 생겼을 때에는
이에 적응하는 통제가 이루어져야 한다는 원칙이다.
⑤ 활동의 원칙(principle of action)
통제에는 수정활동이 따라야 한다는 원칙이다. 즉, 실적이나 예상결과가 계획과 편차
가 있을 때에는 계획을 수정하거나, 조직의 재편성 충원 혹은 지휘방법의 개선 등을
통해 통제가 효율적으로 달성된다는 것이다.
4)효과적인 통제제도
모든 통제제도는 조직구성원이 조직의 성과에 최대한 기여할 수 있도록 하는 것이다. 따라서 통제의 관리적 의의는 성과목표와 그 실행결과를 연결시켜 주는 관리 역할에 있다. 그러나 때때로 통제제도는 피통제자의 예기치 않은 반응으로 인해서 전혀 다른 결과를 발생시킬 수도 있다.
예를 들면 부하종업원들이 측정 자체를 매우 부정적으로 받아들이거나 성과목표의 거부 또는 수동적 수용 등은 부정적인 결과를 발생시킨다. 조직이 이와 같은 종업원의 부정적 반응을 극복하고 통제제도를 효과적으로 운영하기 위해서는 다음과 같은 지침을 준수해야 한다.
첫째, 통제는 전략적이며 결과 지향적이어야 한다. 통제는 조직의 전략적 계획을 실행하기 위하여 이루어지는 것이므로 목표에 따른 결과 지향적인 것이어야 하며 성과 측정 그 자체에 치중되어서는 안 된다.
둘째, 통제는 정보에 근거하여 이루어져야 한다. 통제는 의사결정과 문제해결을 보조하는
것이다 따라서 단순히 목표와 실제와의 차이뿐만 아니라 그 원인과 해결방안에 대한 정보를 제공할 수 있어야 한다.
셋째, 필요 이상으로 복잡해서는 안된다. 통제는 조직의 과업과 과업을 달성하기 위한 계획을 보조하기 위한 것이다. 따라서 통제는 과업을 수행하는 사람들과 과업, 그리고 조직구조에 적합해야 한다. 과잉통제는 비용도 많이 소용될 뿐만 아니라 종업원의 부정적 반응을 야기 시키므로 통제제도는 단순하여야 한다.
넷째, 목표와 실제와의 차이를 발생시킨 예외에 신속하게 대응하여야 한다 통제는 표준 적인 업무에서 벗어나는 사건을 신속히 파악하여 많은 문제를 발생시키기 전에 조치를 취하는 것이다. 따라서 통제는 표준적인 업무보다는 예외적 사건에 초점을 맞추어야 한다.
다섯째, 통제제도는 조직구성원이 이해 가능해야 한다. 좋은 통제제도란 의사 결정자에게
간결하고 이해하기 쉬운 형태로 자료를 신속하게 제공할 수 있어야 한다. 불필요하게 복잡한 통제제도나 자료는 아무런 의미가 없다.
여섯째, 통제제도는 신축성을 가져야 한다. 통제제도는 단순히 규칙에 따라 항상 일정하게
적용하게 되는 것은 아니다. 좋은 통제제도는 신축성 있게 상황에 따라 적절한 조치를 취할 수 있어야 한다.
일곱째, 통제제도는 조직구조와 일치하여야 한다. 통제제도는 권한 계층을 보조하게 된다.
즉, 통제제도에서 제공되는 자료는 권한소유자가 의사결정을 하고자 할 때 필요한 정보를 제공하는 것이므로 조직구조와 일치하는 방향으로 설계되어야 한다.
여덟째, 가능한 자기 통제를 촉진시킬수 있도록 설계되어야 한다. 통제제도는 관련된 모든
관계자의 자기 통제, 상호신뢰, 활발한 의사소통, 그리고 적극적 참여를 촉진 시킬 수 있는 방향으로 설계되어야 한다.
아홉째, 통제제도는 긍정적인 측면을 중심으로 이루어져야 한다.
열번째, 통제제도는 공정하고 객관적이어야 한다. 즉 통제제도는 편견이나 주관이 개입되어서는 안된다.
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